Một đơn hàng giữa hai nước có thể gặp trục trặc, ngay cả giữa các doanh nghiệp trung thực: hàng bị từ chối, khách vắng mặt, tiền không về. Dưới đây là cách tự bảo vệ trước khi gửi hàng hoặc lên đường, cùng một mẫu điều kiện miễn phí để đính kèm báo giá.
1. Trước khi nhận đơn hàng
- Kiểm tra doanh nghiệp trong sổ đăng ký chính thức của nước họ (hướng dẫn “Cách kiểm tra một doanh nghiệp nước ngoài có thật hay không”).
- Yêu cầu họ tên và chức vụ của người ký, cùng bản trích lục đăng ký chính thức của doanh nghiệp, cấp trong vòng 3 tháng.
- Bản sao giấy tờ tùy thân không bắt buộc. Nếu cần, chỉ yêu cầu người ký, cất giữ cẩn thận và xóa khi không còn cần: những bản sao này là mục tiêu của kẻ lừa đảo.
- Yêu cầu ký cả báo giá và điều kiện đặt hàng của bạn (mẫu ở dưới).
2. Thanh toán
- Yêu cầu đặt cọc trước khi sản xuất, gửi hàng hoặc đi lại, và ghi rõ bằng văn bản ngày thanh toán phần còn lại.
- Với giao dịch quốc tế, tránh thanh toán khi nhận hàng (COD): nếu khách từ chối nhận, bạn thường phải trả cước vận chuyển cả đi lẫn về.
- Thông báo đổi tài khoản ngân hàng qua email? Luôn xác minh qua điện thoại, theo số bạn đã biết.
3. Vận chuyển: ai trả chi phí gì?
Hãy chọn một điều kiện Incoterms® 2020 (quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế ban hành) và ghi vào báo giá, kèm địa điểm. Bốn ví dụ thường gặp:
| Điều kiện | Tóm tắt |
|---|---|
| EXW (giao tại xưởng) | Bên mua tổ chức và trả toàn bộ chi phí vận chuyển, từ cơ sở của bên bán. |
| FOB (giao lên tàu, vận tải biển) | Bên bán trả chi phí đến khi hàng được xếp lên tàu tại cảng đi. |
| DAP (giao tại nơi đến) | Bên bán trả cước vận chuyển đến địa điểm thỏa thuận; bên mua trả thuế và phí nhập khẩu. |
| DDP (giao hàng đã nộp thuế) | Bên bán trả toàn bộ, kể cả thuế và phí nhập khẩu. |
4. Nếu giao hàng thất bại vì khách
- Ghi trước trong điều kiện rằng, nếu giao hàng thất bại do bên mua (từ chối, vắng mặt, sai địa chỉ, không liên lạc được qua điện thoại, chưa thanh toán phần còn lại), bên mua trả các chi phí phát sinh: cước đi và về, lưu kho, hải quan, đi lại.
- Quy định các chi phí này được trừ trước vào tiền đặt cọc. Không có đặt cọc, đòi các chi phí này từ một doanh nghiệp nước ngoài rất lâu và khó: tiền đặt cọc vẫn là cách bảo vệ tốt nhất.
- Trước khi lên đường: yêu cầu khách xác nhận cuộc hẹn bằng văn bản vào hôm trước, và gọi điện trước khi đi.
5. Lưu giữ bằng chứng
- Báo giá và điều kiện đã ký, email, chứng từ thanh toán, phiếu giao hàng có ghi khiếu nại, và ảnh chụp hàng hóa lúc gửi đi.
6. Mẫu đính kèm báo giá
Chúng tôi cung cấp miễn phí mẫu “Điều kiện đặt hàng và giao hàng” bằng 5 ngôn ngữ của trang web. Đây là mẫu để tham khảo: hãy điều chỉnh theo tình hình của bạn và nhờ cố vấn (luật sư, phòng thương mại) kiểm tra. Passerelle France-Asie không phải là một bên trong hợp đồng của bạn.
Tải mẫu (định dạng Word, có thể chỉnh sửa): Français · English · 中文 · ไทย · Tiếng Việt
Đọc mẫu ngay trên trang này
ĐIỀU KIỆN ĐẶT HÀNG VÀ GIAO HÀNG
Kèm theo báo giá số [ ] ngày [ ]
Mẫu do Passerelle France-Asie cung cấp miễn phí, chỉ để tham khảo. Hãy điều chỉnh theo tình hình của bạn và nhờ cố vấn (luật sư, phòng thương mại) kiểm tra. Passerelle France-Asie không phải là một bên của hợp đồng này.
1. Các bên
Bên bán: [tên chính thức], mã số đăng ký [ ], địa chỉ [ ], đại diện là [họ tên, chức vụ].
Bên mua: [tên chính thức], mã số đăng ký [ ], địa chỉ [ ], đại diện là [họ tên, chức vụ], người cam kết có thẩm quyền thay mặt doanh nghiệp.
Bên mua gửi kèm bản trích lục đăng ký kinh doanh chính thức của doanh nghiệp, cấp trong vòng 3 tháng.
2. Chấp nhận
Đơn hàng có hiệu lực khi bên mua gửi lại báo giá và các điều kiện này có ghi ngày và chữ ký, và bên bán đã nhận được tiền đặt cọc. Chấp nhận báo giá nghĩa là chấp nhận các điều kiện này.
3. Giá và thanh toán
Giá: theo báo giá, bằng [loại tiền], chưa gồm thuế và phí nhập khẩu, trừ khi có ghi khác.
Đặt cọc: [ ] % khi đặt hàng, bằng chuyển khoản ngân hàng. Phần còn lại: [trước khi gửi hàng / khi giao hàng / [ ] ngày sau khi xuất hóa đơn].
Không thanh toán khi nhận hàng (COD).
Mọi yêu cầu thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng phải được xác nhận qua điện thoại, theo số đã biết.
4. Vận chuyển và giao hàng
Điều kiện Incoterms® 2020 được chọn: [ ], địa điểm: [ ].
Ngày hoặc thời hạn dự kiến: [ ]. Địa chỉ giao hàng: [ ]. Người nhận và số điện thoại: [ ].
Bên mua báo trước cho bên bán bằng văn bản ít nhất [ ] ngày làm việc trước mọi thay đổi.
5. Không giao được hàng do bên mua
Nếu không giao được hàng do bên mua (từ chối nhận hàng, không có người nhận, địa chỉ sai hoặc thiếu, không liên lạc được qua điện thoại, không cung cấp chứng từ hải quan, chưa thanh toán phần còn lại), bên mua chịu mọi chi phí phát sinh: cước vận chuyển đi và về, lưu kho, phí hải quan, chi phí đi lại và giao lại.
Các chi phí này được trừ trước vào tiền đặt cọc; phần còn lại được lập hóa đơn cho bên mua.
Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán cho đến khi thanh toán đủ.
6. Nhận hàng
Bên mua kiểm tra hàng khi giao, ghi chú các khiếu nại trên phiếu giao hàng và xác nhận bằng văn bản trong vòng [ ] ngày.
7. Bằng chứng
Hai bên lưu giữ báo giá, các điều kiện này đã ký, email, chứng từ thanh toán và phiếu giao hàng.
8. Bất đồng
Hai bên trước hết tìm giải pháp hòa giải. Nếu không được: luật áp dụng [ ], tòa án có thẩm quyền [ ]. Với việc mua bán hàng hóa giữa hai nước, có thể áp dụng các quy tắc quốc tế: hãy hỏi ý kiến chuyên gia. Xem hướng dẫn Hợp đồng với doanh nghiệp châu Á: áp dụng luật nào?
Chữ ký
Bên bán — họ tên, chức vụ, ngày, chữ ký, con dấu:
Bên mua — họ tên, chức vụ, ngày, chữ ký, con dấu:
7. Cần giúp đỡ?
Nếu có câu hỏi về đơn hàng hoặc việc kết nối, hãy viết cho chúng tôi qua mẫu liên hệ: chúng tôi sẽ giới thiệu miễn phí đúng nơi cần hỏi (phòng thương mại, hải quan, cố vấn). Chúng tôi không tư vấn pháp lý. Tại Pháp, Infos Douane Service trả lời miễn phí qua số 0 800 94 40 40.