Câu ngắn, con số viết đầy đủ, mỗi tin nhắn một câu hỏi: 7 quy tắc để một đối tác không nói ngôn ngữ của bạn hiểu đúng.
- Viết câu ngắn, mỗi câu một ý: dịch sẽ không sai.
- Mỗi tin nhắn một yêu cầu, kèm một câu hỏi rõ ràng ở cuối.
- Viết ngày tháng không gây nhầm lẫn: "6 tháng 2 năm 2027" thay vì "06/02".
- Ghi giá kèm đơn vị tiền tệ và điều kiện: "1.200 € chưa thuế, giao tại xưởng".
- Tránh đùa, tiếng lóng và chữ viết tắt: chúng khó dịch.
- Xác nhận bằng văn bản những gì đã nói qua điện thoại hoặc gọi video.
- Dành thời gian để trả lời: chênh lệch múi giờ và ngày nghỉ lễ đều có ảnh hưởng.
Nước nào dùng kênh nào?
| Nước | Ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất | Chênh lệch giờ với Paris |
|---|---|---|
| Việt Nam | Zalo (và Facebook Messenger) | +6 giờ vào mùa đông, +5 giờ vào mùa hè |
| Thái Lan | LINE | +6 giờ vào mùa đông, +5 giờ vào mùa hè |
| Trung Quốc | WeChat (các dịch vụ của Google bị chặn ở đó) | +7 giờ vào mùa đông, +6 giờ vào mùa hè |
Trên thực tế: một tin nhắn gửi từ Pháp lúc 8 giờ sáng sẽ đến châu Á vào đầu giờ chiều, trong giờ làm việc. Một tin nhắn gửi buổi tối ở Pháp sẽ đến vào nửa đêm. Với những việc quan trọng (giá, đơn hàng, hợp đồng), hãy dùng thêm email: email giữ lại bản ghi bằng văn bản, dễ tìm lại.
5 thông tin cần đưa ra trong mọi yêu cầu báo giá
- Sản phẩm chính xác: tên, mã, kích thước, màu sắc, chất liệu, ảnh nếu có thể.
- Số lượng: một đơn hàng thử đầu tiên, rồi số lượng thường xuyên.
- Nơi giao hàng và quy tắc vận chuyển (Incoterm): ai trả gì, đến đâu. Xem Incoterms giải thích dễ hiểu.
- Thời hạn mong muốn, có tính đến các ngày lễ khiến nhà máy nghỉ.
- Các tiêu chuẩn và giấy tờ bạn cần ở châu Âu (dấu CE, nhãn bằng tiếng Pháp, dữ liệu CBAM hoặc EUDR tùy sản phẩm).
Một ví dụ về tin nhắn đầu tiên
VÍ DỤ GIẢ ĐỊNH, cần điều chỉnh:
Xin chào,
Tôi tên là Marie Dupont, tôi mua hàng cho một cửa hàng tạp hóa ở Lyon (Pháp).
Tôi đang tìm trà xanh dạng rời, đóng túi 1 kilôgam.
Số lượng: 50 kilôgam cho lần thử đầu tiên, sau đó khoảng 200 kilôgam mỗi tháng.
Giao hàng: Lyon, Pháp.
Bạn có thể gửi cho tôi giá bằng euro, thời hạn giao hàng và danh sách giấy tờ cung cấp được không?
Cảm ơn bạn,
Marie Dupont
Câu ngắn, con số viết đầy đủ, chỉ một câu hỏi ở cuối: tin nhắn được dịch không sai, kể cả bằng công cụ dịch tự động.
Trước khi thanh toán: những phản xạ đúng
- Kiểm tra doanh nghiệp có tồn tại trong sổ đăng ký chính thức của nước họ: phương pháp của chúng tôi.
- Cảnh giác với việc thay đổi tài khoản ngân hàng được báo qua tin nhắn: hãy gọi cho người liên hệ theo một số mà bạn đã biết.
- Giữ lại mọi trao đổi bằng văn bản. Xem thanh toán sao cho không bị lừa.
🏮 Xem thêm: Để gửi lời chúc Năm mới, Tết hay Songkran: các lễ hội lớn của châu Á và những câu nên viết.