Une commande entre deux pays peut mal tourner, même entre entreprises honnêtes : marchandise refusée, client absent, paiement qui n'arrive pas. Voici comment vous protéger avant d'envoyer la marchandise ou de prendre la route, avec un modèle gratuit de conditions à joindre à vos devis.
1. Avant d'accepter une commande
- Vérifiez l'entreprise dans le registre officiel de son pays (guide « Vérifier qu'une entreprise étrangère existe vraiment »).
- Demandez le nom et la fonction de la personne qui signe, et l'extrait officiel du registre de son entreprise, de moins de 3 mois.
- Une copie de pièce d'identité n'est pas indispensable. Si vous en demandez une, demandez-la seulement à la personne qui signe, gardez-la à l'abri et effacez-la quand elle ne sert plus : ces copies sont recherchées par les escrocs.
- Faites signer le devis et vos conditions de commande (modèle plus bas).
2. Le paiement
- Demandez un acompte avant de fabriquer, d'expédier ou de vous déplacer, et fixez par écrit la date du solde.
- À l'international, évitez le paiement contre remboursement : si le client refuse la marchandise, c'est souvent vous qui payez le transport aller et retour.
- Un changement de coordonnées bancaires annoncé par e-mail ? Vérifiez toujours par téléphone, au numéro que vous connaissez déjà.
3. Le transport : qui paie quoi ?
Choisissez une règle Incoterms® 2020 (règles publiées par la Chambre de commerce internationale) et écrivez-la sur le devis, avec le lieu. Quatre exemples courants :
| Règle | En résumé |
|---|---|
| EXW (à l'usine) | L'acheteur organise et paie tout le transport, depuis les locaux du vendeur. |
| FOB (franco à bord, transport maritime) | Le vendeur paie jusqu'au chargement de la marchandise à bord du navire, au port de départ. |
| DAP (rendu au lieu de destination) | Le vendeur paie le transport jusqu'au lieu convenu ; l'acheteur paie les droits et taxes d'importation. |
| DDP (rendu droits acquittés) | Le vendeur paie tout, droits et taxes d'importation compris. |
4. Si la livraison échoue à cause du client
- Écrivez à l'avance dans vos conditions que, si la livraison échoue du fait de l'acheteur (refus, absence, adresse fausse, téléphone injoignable, solde non payé), l'acheteur paie les frais causés : transport aller et retour, stockage, douane, déplacement.
- Prévoyez que ces frais sont pris d'abord sur l'acompte. Sans acompte, faire payer ces frais à une entreprise étrangère est long et difficile : l'acompte reste votre meilleure protection.
- Avant un déplacement : faites confirmer le rendez-vous par écrit la veille, et téléphonez avant de partir.
5. Gardez les preuves
- Le devis et les conditions signés, les e-mails, les preuves de paiement, le bon de livraison avec les réserves, et des photos de la marchandise au départ.
6. Le modèle à joindre à vos devis
Nous proposons gratuitement un modèle « Conditions de commande et de livraison » dans les 5 langues du site. C'est un modèle d'information : adaptez-le à votre situation et faites-le vérifier par votre conseil (avocat, chambre de commerce). Passerelle France-Asie n'est pas partie à vos contrats.
Télécharger le modèle (format Word, modifiable) : Français · English · 中文 · ไทย · Tiếng Việt
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CONDITIONS DE COMMANDE ET DE LIVRAISON
À joindre au devis n° [ ] du [ ]
Modèle proposé gratuitement par Passerelle France-Asie, à titre d'information. Adaptez-le à votre situation et faites-le vérifier par votre conseil (avocat, chambre de commerce). Passerelle France-Asie n'est pas partie à ce contrat.
1. Les parties
Vendeur : [nom officiel], n° d'immatriculation [ ], adresse [ ], représenté par [nom, fonction].
Acheteur : [nom officiel], n° d'immatriculation [ ], adresse [ ], représenté par [nom, fonction], qui déclare avoir le pouvoir d'engager son entreprise.
L'acheteur joint l'extrait officiel du registre de son entreprise, datant de moins de 3 mois.
2. Acceptation
La commande devient ferme quand l'acheteur renvoie le devis et ces conditions datés et signés, et que l'acompte est reçu. Accepter le devis, c'est accepter ces conditions.
3. Prix et paiement
Prix : selon le devis, en [monnaie], hors droits et taxes d'importation sauf mention contraire.
Acompte : [ ] % à la commande, par virement bancaire. Solde : [avant l'expédition / à la livraison / [ ] jours après la facture].
Pas de paiement contre remboursement.
Toute demande de changement de coordonnées bancaires doit être confirmée par téléphone, au numéro déjà connu.
4. Transport et livraison
Règle Incoterms® 2020 choisie : [ ], lieu : [ ].
Date ou délai prévu : [ ]. Adresse de livraison : [ ]. Personne présente et téléphone : [ ].
L'acheteur prévient le vendeur par écrit au moins [ ] jours ouvrés avant toute modification.
5. Livraison impossible du fait de l'acheteur
Si la livraison ne peut pas se faire du fait de l'acheteur (refus de la marchandise, absence, adresse fausse ou incomplète, téléphone injoignable, documents de douane non fournis, solde non payé), l'acheteur paie tous les frais causés : transport aller et retour, stockage, frais de douane, déplacement et nouvelle présentation.
Ces frais sont d'abord pris sur l'acompte ; le reste est facturé à l'acheteur.
La marchandise reste la propriété du vendeur jusqu'au paiement complet.
6. Réception
L'acheteur vérifie la marchandise à la livraison, note ses réserves sur le bon de livraison et les confirme par écrit dans les [ ] jours.
7. Preuves
Les deux parties gardent le devis, ces conditions signées, les e-mails, les preuves de paiement et le bon de livraison.
8. Désaccord
Les parties cherchent d'abord une solution à l'amiable. À défaut : droit applicable [ ], tribunaux compétents [ ]. Pour une vente de marchandises entre deux pays, des règles internationales peuvent s'appliquer : demandez conseil. Voir notre guide Contrat avec une entreprise d'Asie : quelle loi s'applique ?
Signatures
Pour le vendeur — nom, fonction, date, signature, cachet :
Pour l'acheteur — nom, fonction, date, signature, cachet :
7. Besoin d'aide ?
Pour une question sur une commande ou une mise en relation, écrivez-nous par le formulaire de contact : nous vous orientons gratuitement vers le bon interlocuteur (chambre de commerce, douane, conseil). Nous ne donnons pas de conseil juridique. En France, Infos Douane Service répond gratuitement au 0 800 94 40 40.